De zomervakantie staat voor de deur. Tijd om het halfjaarlijkse evaluatiegesprek met je medewerkers te voeren. Of vind je 1 keer per jaar een gesprek over het functioneren van je werknemer genoeg? Of ben je die uitzondering die meerdere keren per jaar met medewerkers een gesprek heeft over hoe het gaat en wat de verwachtingen zijn van beide kanten?

Eigenlijk zou je regelmatig een gesprek met je medewerker moeten hebben over ‘hoe het gaat’. En niet wachten tot 1 of 2 keer dat beladen gesprek per jaar! Waarom? Genoeg redenen, maar voor mij zijn de belangrijkste:

  • Het heeft een positieve uitwerking op de motivatie van medewerkers;
  • Je hebt eerder kans om zaken te signaleren die niet goed lopen;
  • Het biedt je de mogelijkheid om doelstellingen en/ of verwachtingen tussentijds bij te stellen of juist aan te scherpen;
  • Het geeft medewerkers de bevestiging dat wat zij ervaren, ertoe doet;
  • Soms heb je het door de hectiek van dagelijkse werkzaamheden niet door als een medewerker niet of minder gemotiveerd is; een gesprek helpt dit te ontdekken en te onderkennen.

 

Ontspannen, maar voorbereid
Ik zou iedere manager en ondernemer dan ook willen adviseren het mooie weer aan te grijpen om op een andere plek dan de werkplek een gesprek te hebben met je medewerker over hoe hij of zij vindt dat het gaat en wat de wederzijdse verwachtingen en ambities zijn. Vraag ook eens naar ideeën voor de organisatie en de visie van de medewerker op de toekomst. Je zult verrast zijn door de vaak originele en waardevolle suggesties. Met een meer ontspannen locatie (denk aan een park, het strand of een terras), heb je de kans een meer open sfeer te creëren.

En wat bespreek je dan?
In een gesprek over het functioneren en de ambities en verwachtingen van je medewerker kijk je zowel terug als vooruit. Bij het terugkijken bespreek je welke rol de medewerker gespeeld heeft bij de activiteiten die gedaan zijn. Je vraagt hoe het ging, wat de ervaring was, wat er goed ging en wat beter had gekund. Of er zaken zijn die de medewerker moeilijk vindt en of hij of zij daar hulp bij nodig heeft. Het is goed om te beginnen met de ervaring van de medewerker zelf. Natuurlijk heb jij als manager/ leidinggevende er ook jouw mening over. En die mag je ook geven, maar als een reactie op datgene wat je medewerker net heeft aangegeven. Maak het gesprek constructief met een blik naar de toekomst. En zoals ik eerder aangaf, vraag ook eens naar de ideeën van de medewerkers t.a.v. die toekomst: de toekomst van de medewerker zelf, maar ook die van het bedrijf. Geef ruimte, geen mening.

Als je afspraken hebt over bijvoorbeeld te volgen opleidingen of andere ontwikkelingstrajecten, dan vraag je ook hoe het daar mee gaat. Als de opleiding al gevolgd is, vraag je wat hij of zij ervan heeft opgestoken en gebruikt tijdens het werk. Is het iets waar collega’s wat mee kunnen? Heeft de medewerker behoefte aan verdere ontwikkeling. Op wat voor manier? Een training is niet altijd de beste methode. Misschien heeft de medewerker wel een extra uitdaging nodig om beter uit de verf te komen, of heeft hij of zij baat bij coaching. Bespreek ook welke ontwikkelingspunten jij zelf ziet en hoe deze mogelijk te adresseren.

Vooruitkijken
Nu is het tijd om samen vooruit te kijken. Welke projecten of activiteiten gaan er nog plaats vinden. Zijn er dingen bij die spannend zijn, heeft de medewerker behoefte aan meer ondersteuning vanuit jou. Hierbij kun jij ook heel duidelijk aangeven wat jij van de medewerker verwacht: dit zijn zaken die anders moeten en dit vind ik heel goed gaan en zou ik graag meer van willen zien.

Bij het structureel achterblijven van het functioneren van de medewerker kun je ook gezamenlijk een ontwikkelingsplan opstellen. De voortgang hiervan moet dan natuurlijk wel regelmatig geëvalueerd en besproken worden.

Tenslotte vraag je of de medewerker jou nog feedback wil geven. Probeer dit te accepteren zoals het komt. Je hoeft niet altijd wat te doen met feedback, maar je moet het wel aannemen.

En nogmaals, bewaar je wederzijdse feedback niet tot het ‘officiële’ gesprek 1 of 2 keer per jaar. Houd regelmatig een korter gesprek. Minder beladen en veel effectiever. Voor de medewerker, voor jou en voor de organisatie! Een fijne zomer toegewenst.

Saskia Vos
MD HR Outsourcing & Consultancy Lenard & Lenard

 

Facebook
Facebook
YouTube
LinkedIn
Instagram