nl

Hoe Vermaat Groep jaarlijks honderden vacatures vervult


Saskia - 10 januari 2020

En waarbij voorheen 80% van de sollicitanten bij de eerste selectie afviel

Wat doe je als je binnenkomt bij een bedrijf waar jaarlijks honderden vacatures vervuld moeten worden en 80% van de sollicitanten bij de eerste papierenselectie al afvalt? Dat was de uitdaging van Mirjam Houthoff, Arbeidsmarktcommunicatie manager bij Vermaat Groep – een grote horecaonderneming met 350 locaties door heel Nederland. Ze ging aan de slag en na twee jaar waarin 80% van de kandidaten al bij de eerste selectie op papier afviel, is het nu 80% dat doorgaat naar de volgende ronde.

Wij spraken met haar over de ingrediënten van haar succes.

 

Analyse selectieproces

Het eerste wat Mirjam met haar team deed, was naar het selectieproces kijken. Kon dat efficiënter en effectiever? “Met jaarlijks zo’n honderden vacatures te vullen en een markt waarin er vanuit alle kanten uit dezelfde vijver gevist wordt, is meer sollicitanten krijgen niet de oplossing”, aldus Mirjam. Ze nam de cijfers van een half jaar onder de loep. Wat ze tegenkwam, was:

  1. 80% werd afgewezen in de eerste selectie op basis van cv-screening;
  2. De horecamanagers vonden vooral fitheid, persoonlijkheid en uitstraling het belangrijkste en dit konden ze niet uit een CV halen;
  3. Doordat er alleen naar de inhoud van het cv werd gekeken, werd de persoon, persoonlijke drijfveren of motivatie niet meegenomen.

“Dat kan anders”, dacht Mirjam. In de horecabranche is een dienstverlenende houding belangrijk. Maar die haal je niet alleen uit de ervaring die in een cv staat. Mirjam en haar team vonden het van belang dat er meer naar de persoon, zijn/haar instelling en wat hij/zij wil bereiken gekeken werd en niet alleen naar leeftijd en ervaring.

 

De oplossing? Selectie-dagen

Na een aantal dingen uitgeprobeerd te hebben, is het recruitmentteam van Vermaat Groep met het idee gekomen om selectie-dagen te organiseren. Deze selectie-dagen worden gehouden in de regio waar de behoefte het grootst is en de aanwas het schaarst: regio Amsterdam. Iedereen die in die regio bij Vermaat Groep solliciteert krijgt een uitnodiging voor een selectie-dag, er is vooraf geen enkele schifting. Dit geeft mensen die vaak meteen worden afgewezen een kans om hun verhaal te doen; iets wat ze zeer waarderen.

 

Inmiddels worden er 2 keer per week sollicitanten uitgenodigd voor 1,5 uur. Ongeveer 50% van de genodigden komt niet, vaak zijn het groepen van ruim 10 personen. 80-90% van de mensen die komen op de selectiedagen gaat door naar de volgende ronde: een gesprek op locatie met de locatiemanager. Dit gesprek, waarin ook de bevindingen uit de selectie-dag worden meegenomen, bepaalt uiteindelijk of iemand wordt aangenomen of niet. Vermaat-Groep is inmiddels aan het testen gegaan met dagdelen, locaties, de uitleg over de selectiedagen en ziet daarbij dat door daarmee te schuiven en te experimenteren, het percentage inschrijvingen hoger wordt en het percentage no-show lager.

 

Wat gebeurt er op zo’n selectie-dag?

Wat vindt Vermaat Groep belangrijk om van iemand te weten, oftewel wat gebeurt er op zo’n selectie-dag? “De instelling van iemand is heel belangrijk. Er zit vaak zoveel meer achter een cv of een sollicitatiebrief. Dat haal je er niet uit, tenzij je met iemand in gesprek gaat. In deze branche, geloof ik niet in een eerste selectie op papier.”

 

Er zijn per selectie-dag twee recruiters van Vermaat Groep die met de sollicitanten verschillende elementen doorlopen:

 

  • Kletspot: een groepsgesprek waarin het bijvoorbeeld gaat over je grootste droom. Vermaat Groep vindt het belangrijk dat hun medewerkers in staat zijn om een leuk gesprek met mensen aan te gaan. Deze werkvorm geeft inzicht in hoe makkelijk iemand in gesprek gaat.
  • Speeddate: 1-op-1 gesprek tussen de kandidaat en de recruiter om meer inzicht te krijgen in de voorkeuren van een kandidaat, zoals beschikbaarheid, salaris en reisafstand.
  • Competentie-spel, om te bepalen of iemand de juiste competenties heeft om te slagen in de horeca.

 

Wat gaat Vermaat Groep nu verder doen

Zijn er nog dingen die beter kunnen? Mirjam: “We zien dat we onze conversies van sollicitant naar aanname vergroten, maar ondertussen werken we ook hard aan onze employer branding en zien we dat we in een krappe arbeidsmarkt nog steeds in staat zijn om ons aantal sollicitanten te verhogen. We doen daarvoor veel, zoals wekelijks nieuwe (video) content ontwikkelen, campagnes op oa. social media, Indeed en Google, interne referral activatie campagnes, samenwerkingen met scholen en stagemarkten.

We gaan nu ook andere zaken meetbaar maken, om daarop te kunnen sturen.  Zo zijn onze speerpunten voor volgend jaar de quality of hire en de cost per hire. Hiervoor moeten we een aantal systemen aan elkaar koppelen. Een ander punt waar we in detail naar gaan kijken is de doorlooptijd van het proces.”  Voor nieuwe processen, methodes of technieken zoals video-sollicitaties werkt het recruitmentteam van Vermaat-Groep via het trial & error principe. Gewoon proberen en werkt het niet, dan stoppen ze ermee of passen het aan. Mirjam: “Uiteindelijk gaat het erom dat we aan de stijgende vraag naar geschikte mensen kunnen voldoen. Zodat elk van onze locaties een goed team heeft van geschikte, fitte, gemotiveerde, en beschikbare mensen.”

 

HR Trends

Hoe kunnen we wat Vermaat Groep doet, plaatsen in de trends van deze tijd? Uit het Performa onderzoek HR Trends 2019-2020 valt te lezen dat voor 2019 werving & selectie/arbeidsmarktcommuncatie/employer branding/onboarding aangemerkt worden als de belangrijkste trends. En ook in 2020 zijn dit belangrijke elementen voor HR. Een andere belangrijke stijger uit datzelfde onderzoek is de employer experience. En die begint met de candidate journey. Iets waar Vermaat Groep op inspeelt met hun selectie-dagen. En het feit dat ze in 2020 nog meer focus willen leggen op data gedreven recruitment geeft bovendien aan dat ze meegaan met de tijd. Digitalisering vindt immers ook plaats in het recruitment proces.

 

 

Related posts